Как превратить заметки встречи в список задач с ChatGPT

Где в заметках теряются договорённости

После встречи в одном списке оказываются обещание прислать макет, идея скидки и вопрос, который никто не взял. Если попросить просто «составь план», все три пункта легко прочитать как согласованные задачи. Особенно когда в ответе уже стоят имена и аккуратные сроки.

ChatGPT можно поручить разбор готового текста заметок. Здесь нужен результат с двумя разными частями: что уже договорились сделать и что ещё придётся выяснить. Для каждой задачи оставим короткую опору в исходнике. По ней будет видно, откуда взялись действие, исполнитель и срок.

Сохраните реплики, которые меняют смысл

Возьмём рабочую встречу об обновлении карточки товара. В заметках ниже важны и слова «решили», и оговорка в конце. Если перед разбором сократить всё до «макет — Ира — четверг», последнее уточнение потеряется.

• [01] Решили обновить карточку без новой системы фильтров.
• [02] Ира: «До четверга пришлю макет карточки».
• [03] Лев: «Проверю мобильную вёрстку, когда получу макет».
• [04] Для карточки нужна таблица размеров. Кто её соберёт — пока не решили.
• [05] Олег предложил скидку на комплект. Решение отложили.
• [06] Ира в конце уточнила: «Срок макета пока не подтверждаю».
• [07] Старые фотографии оставляем.

Промпт для разбора заметок

Пронумеруйте фрагменты своих заметок, как в примере. Номера удобнее искать, чем длинные пересказы. Сохраните порядок реплик, говорящих и слова вроде «если», «после» и «возможно». Если в заметках есть внутренние сведения, сначала проверьте, что их разрешено передавать в выбранный сервис.

Вставьте в диалог ChatGPT сначала задание, затем пронумерованные заметки. Не просите заполнять каждую ячейку любой ценой: «не указан» здесь полезнее правдоподобной догадки.

Разбери заметки встречи. Используй только текст после строки «ЗАМЕТКИ».

Сначала перечисли принятые решения. Затем составь таблицу согласованных задач: действие | ответственный | срок | зависимость | опора в исходнике | что нужно уточнить. В опоре укажи номер фрагмента и короткую точную цитату.

Не превращай обсуждение или предложение в поручение. Назначай ответственного только по явному поручению или обещанию самого участника; имя автора идеи само по себе не означает ответственность. Если данных нет, пиши «не указан». Срок сохраняй как в заметках, не вычисляй его из зависимостей. Поздние уточнения учитывай вместе с ранними репликами; противоречие или неподтверждённый срок явно отметь.

Отдельно выпиши открытые вопросы и предложения, по которым решение не принято. Для каждого вопроса укажи, что именно надо выяснить. Не предлагай собственные сроки и исполнителей.

ЗАМЕТКИ
[вставьте заметки с номерами фрагментов]

Что должно сохраниться из нашего примера

Проверять такой ответ удобнее по спорным местам, а не по красоте таблицы. У каждой строки должна оставаться та же степень определённости, что и в разговоре.

• Фрагменты [01] и [07] — решения о составе обновления. Из них не следует, кто именно будет выполнять всю работу.
• Макет остаётся задачей Иры: она прямо обещала его прислать. Но четверг нельзя выдавать за подтверждённый срок после уточнения [06]. В строке нужен вопрос о сроке и ссылки на обе реплики.
• У Льва есть задача проверить мобильную вёрстку. «Когда получу макет» — зависимость от другой работы, а не календарный срок. Дата проверки в заметках не названа.
• По таблице размеров [04] не выбран исполнитель. Нужен вопрос, кто её готовит и к какому сроку; автоматически отдавать работу Ире как автору макета нельзя.
• Скидка из [05] остаётся предложением без принятого решения. Создавать Олегу задачу «запустить скидку» оснований нет.

Сверяйте в обе стороны

Сначала пройдите от ответа к заметкам. Для каждой задачи найдите указанную цитату и убедитесь, что она существует. Затем проверьте действие, имя и срок по отдельности. Цитата может подтверждать работу над макетом, но не срок, который оказался рядом в таблице.

Теперь откройте исходник и двигайтесь в обратную сторону: все ли явные обещания и решения попали в ответ? Такая проверка ловит пропуски. Отдельно перечитайте отрицания, условия и последние уточнения. Они часто короче основного обсуждения, но именно от них зависит, можно ли ставить задачу в работу.

Если нашли ошибку, назовите конкретную строку. Просьба «проверь внимательнее» не объясняет, что сломалось. Лучше вернуть модели фрагменты, между которыми потерялась связь.

В строке про макет указан четверг как согласованный срок. Сопоставь [02] и [06]. Исправь только эту строку: сохрани обещание Иры подготовить макет, отрази неподтверждённый срок и добавь вопрос для уточнения. Не назначай новую дату. Затем проверь, нет ли такой же подмены в других сроках.

Переносите в трекер после уточнения пробелов

Отправьте участникам короткие вопросы: «Ира, какой срок макета фиксируем?», «Кто берёт таблицу размеров?», «Лев, какой срок проверки возможен после получения макета?». Не задавайте вопрос так, будто ответ уже согласован: «Подтверди четверг» подталкивает к прежней версии, которую Ира как раз сняла.

Ответы добавьте к исходным заметкам отдельным блоком. Попросите обновить только затронутые строки и показать, что изменилось. Старую реплику о четверге сохраните для истории, но не переносите её в поле актуального срока.

В трекере пригодится короткий заголовок с действием и объектом: «Проверить мобильную вёрстку карточки». В описание перенесите зависимость от макета и ссылку на заметки. Если исполнитель или срок ещё не согласован, оставьте соответствующее поле пустым либо используйте принятый в команде статус ожидания. Поставленная по догадке дата выглядит как обязательство и быстро начинает жить отдельно от разговора.