Besprechungsnotizen mit ChatGPT in eine Aufgabenliste umwandeln

Wo Vereinbarungen in Notizen verloren gehen

Nach einer Besprechung stehen die Zusage, einen Entwurf zu schicken, eine Rabattidee und eine Frage ohne zuständige Person oft in derselben Liste. Bei der schlichten Bitte „Erstelle einen Plan“ lassen sich alle drei Punkte leicht als vereinbarte Aufgaben lesen. Besonders dann, wenn die Antwort bereits Namen und ordentlich eingetragene Termine enthält.

Du kannst ChatGPT die Auswertung fertiger Besprechungsnotizen übertragen. Hier soll das Ergebnis zwei getrennte Teile haben: Was wurde bereits vereinbart, und was muss noch geklärt werden? Für jede Aufgabe halten wir einen kurzen Beleg aus der Vorlage fest. So ist erkennbar, woher Handlung, zuständige Person und Termin stammen.

Bedeutungsverändernde Aussagen bewahren

Nehmen wir eine Arbeitsbesprechung zur Aktualisierung einer Produktkarte. In den folgenden Notizen zählen sowohl das Wort „beschlossen“ als auch der Vorbehalt am Ende. Wer vor der Auswertung alles auf „Entwurf – Ira – Donnerstag“ verkürzt, verliert die spätere Präzisierung.

• [01] Es wurde beschlossen, die Karte ohne neues Filtersystem zu aktualisieren.
• [02] Ira: „Bis Donnerstag schicke ich den Entwurf der Karte“.
• [03] Lew: „Ich prüfe das mobile Layout, sobald ich den Entwurf habe.“
• [04] Für die Produktkarte wird eine Größentabelle benötigt. Wer sie erstellt, wurde noch nicht entschieden.
• [05] Oleg schlug einen Paketrabatt vor. Die Entscheidung wurde vertagt.
• [06] Ira stellte am Ende klar: „Den Termin für den Entwurf bestätige ich noch nicht.“
• [07] Die alten Fotos bleiben.

Prompt zur Notizenauswertung

Nummeriere deine Notizenfragmente wie im Beispiel. Nummern sind leichter zu finden als lange Umschreibungen. Bewahre Reihenfolge, Sprecher und Wörter wie „wenn“, „nach“ oder „vielleicht“. Prüfe bei internen Angaben zuerst, ob sie an den gewählten Dienst übermittelt werden dürfen.

Füge in den ChatGPT-Dialog zuerst die Aufgabe und dann die nummerierten Notizen ein. Verlange nicht, dass jede Zelle um jeden Preis gefüllt wird: „nicht angegeben“ ist hier hilfreicher als eine plausible Vermutung.

Analysiere die Besprechungsnotizen. Verwende nur den Text nach der Zeile „NOTIZEN“.

Liste zuerst die getroffenen Entscheidungen auf. Erstelle danach eine Tabelle der vereinbarten Aufgaben: Aktion | verantwortlich | Frist | Abhängigkeit | Beleg im Original | Klärungsbedarf. Nenne als Beleg die Fragmentnummer und ein kurzes wörtliches Zitat.

Mache aus Diskussionen oder Vorschlägen keine Aufträge. Ordne Verantwortliche nur aufgrund einer ausdrücklichen Zuweisung oder eigenen Zusage zu; der Name des Ideengebers bedeutet für sich genommen keine Verantwortung. Wenn Angaben fehlen, schreibe „nicht angegeben“. Bewahre die Frist wie in den Notizen und berechne sie nicht aus Abhängigkeiten. Berücksichtige spätere Präzisierungen zusammen mit früheren Aussagen; markiere Widersprüche oder unbestätigte Fristen ausdrücklich.

Führe offene Fragen und Vorschläge ohne Entscheidung separat auf. Nenne für jede Frage den genauen Klärungsbedarf. Schlage keine eigenen Fristen oder Ausführenden vor.

NOTIZEN
[Notizen mit Fragmentnummern einfügen]

Was aus unserem Beispiel erhalten bleiben muss

Prüfe eine solche Antwort besser an strittigen Stellen als an der Schönheit der Tabelle. Jede Zeile muss denselben Grad an Gewissheit wie das Gespräch behalten.

• Die Fragmente [01] und [07] enthalten Entscheidungen zum Umfang des Updates. Sie legen nicht fest, wer die gesamte Arbeit ausführt.
• Der Entwurf bleibt Iras Aufgabe: Sie hat ihn ausdrücklich zugesagt. Donnerstag darf nach der Präzisierung in [06] jedoch nicht als bestätigt gelten. Die Zeile braucht eine Fristfrage und Verweise auf beide Aussagen.
• Lew hat die Aufgabe, das mobile Layout zu prüfen. „Wenn ich den Entwurf bekomme“ ist eine Abhängigkeit von anderer Arbeit, kein Kalendertermin. Ein Prüfdatum steht nicht in den Notizen.
• Für die Größentabelle [04] wurde keine zuständige Person ausgewählt. Es muss geklärt werden, wer sie bis wann erstellt; die Aufgabe darf nicht automatisch Ira zugewiesen werden, nur weil sie den Entwurf erstellt.
• Der Rabatt in [05] bleibt ein Vorschlag ohne Entscheidung. Es gibt keine Grundlage, Oleg die Aufgabe „Rabatt starten“ zuzuweisen.

In beide Richtungen abgleichen

Gehe zuerst von der Antwort zurück zu den Notizen. Suche für jede Aufgabe das angegebene Zitat und prüfe, ob es tatsächlich existiert. Kontrolliere dann Handlung, Name und Termin einzeln. Ein Zitat kann die Arbeit am Entwurf belegen, aber nicht den Termin, der daneben in der Tabelle steht.

Öffne nun die Vorlage und prüfe in umgekehrter Richtung: Sind alle ausdrücklichen Zusagen und Beschlüsse in der Antwort enthalten? So findest du Auslassungen. Lies Verneinungen, Bedingungen und abschließende Klarstellungen gesondert noch einmal. Sie sind oft kürzer als die Hauptdiskussion, entscheiden aber darüber, ob eine Aufgabe begonnen werden kann.

Nenne bei einem Fehler die konkrete Zeile. „Prüfe genauer“ erklärt nicht, was schiefging. Gib dem Modell besser die Fragmente zurück, deren Zusammenhang verloren ging.

In der Entwurfszeile steht Donnerstag als vereinbarte Frist. Vergleiche [02] und [06]. Korrigiere nur diese Zeile: Bewahre Iras Zusage, den Entwurf vorzubereiten, kennzeichne die unbestätigte Frist und ergänze eine Klärungsfrage. Setze kein neues Datum. Prüfe danach andere Fristen auf denselben Fehler.

Erst nach Klärung der Lücken ins Aufgabentool übertragen

Schicke den Beteiligten kurze Fragen: „Ira, welchen Termin halten wir für den Entwurf fest?“, „Wer übernimmt die Größentabelle?“, „Lew, welcher Prüftermin ist nach Erhalt des Entwurfs möglich?“. Formuliere die Frage nicht so, als sei die Antwort bereits vereinbart: „Bestätige Donnerstag“ lenkt auf die frühere Fassung, die Ira gerade zurückgenommen hat.

Füge die Antworten als eigenen Block zu den Originalnotizen hinzu. Bitte darum, nur betroffene Zeilen zu aktualisieren und Änderungen zu zeigen. Bewahre die frühere Donnerstagsaussage für die Historie, übernimm sie aber nicht als aktuelle Frist.

Im Tracker hilft ein kurzer Titel mit Aktion und Objekt: „Mobiles Layout der Karte prüfen“. Übernimm die Abhängigkeit vom Entwurf und den Link zu den Notizen in die Beschreibung. Wenn ausführende Person oder Frist noch nicht vereinbart sind, lass das Feld leer oder nutze den im Team üblichen Wartestatus. Ein geratenes Datum wirkt wie eine Verpflichtung und löst sich schnell vom Gesprächskontext.