Transformer des notes de réunion en liste de tâches avec ChatGPT

Où les décisions se perdent dans les notes

Après une réunion, la promesse d’envoyer une maquette, une idée de remise et une question que personne n’a prise en charge se retrouvent dans la même liste. Si l’on demande simplement « fais un plan », les trois points peuvent facilement être lus comme des tâches convenues. Surtout lorsque la réponse contient déjà des noms et des échéances bien présentées.

Tu peux confier à ChatGPT l’analyse de notes de réunion déjà rédigées. Le résultat doit ici comporter deux parties distinctes : ce qui a été décidé et ce qui reste à clarifier. Pour chaque tâche, conservons un court extrait des notes. Il permettra de voir d’où viennent l’action, la personne responsable et l’échéance.

Conserver les répliques qui changent le sens

Prenons une réunion sur la mise à jour d’une fiche produit. Dans les notes suivantes, le mot « décidé » compte autant que la réserve finale. Réduire le tout à « maquette — Ira — jeudi » avant l’analyse ferait perdre la dernière précision.

• [01] Décision de mettre à jour la fiche sans nouveau système de filtres.
• [02] Ira : « J’enverrai la maquette de la fiche d’ici jeudi ».
• [03] Lev : « Je vérifierai la mise en page mobile quand j’aurai reçu la maquette. »
• [04] Il faut un tableau des tailles pour la fiche produit. La personne qui le préparera n’a pas encore été choisie.
• [05] Oleg a proposé une réduction sur le lot. La décision a été reportée.
• [06] Ira a précisé à la fin : « Je ne confirme pas encore l’échéance de la maquette. »
• [07] Nous gardons les anciennes photos.

Prompt pour analyser les notes

Numérote les fragments de tes notes comme dans l’exemple. Les numéros se retrouvent plus facilement que de longs résumés. Garde l’ordre des répliques, les locuteurs et les mots comme « si », « après » ou « peut-être ». Si les notes contiennent des informations internes, vérifie d’abord qu’elles peuvent être transmises au service choisi.

Colle dans le dialogue ChatGPT d’abord la consigne, puis les notes numérotées. Ne demande pas de remplir chaque cellule à tout prix : « non précisé » est ici plus utile qu’une supposition plausible.

Analyse les notes de réunion. Utilise uniquement le texte après la ligne « NOTES ».

Liste d’abord les décisions prises. Puis construis le tableau des tâches convenues : action | responsable | délai | dépendance | appui dans la source | point à préciser. Pour l’appui, indique le numéro du fragment et une courte citation exacte.

Ne transforme ni discussion ni proposition en mission. N’attribue un responsable que sur une consigne explicite ou sa propre promesse ; le nom de l’auteur d’une idée ne le rend pas responsable. Si l’information manque, écris « non précisé ». Conserve le délai tel qu’il figure dans les notes, sans le calculer à partir des dépendances. Tiens compte des précisions tardives avec les premières répliques ; signale clairement contradiction ou délai non confirmé.

Liste séparément les questions ouvertes et les propositions sans décision. Précise pour chaque question ce qui reste à éclaircir. Ne propose ni délais ni exécutants de ton propre chef.

NOTES
[coller les notes avec les numéros de fragments]

Ce qu’il faut conserver de notre exemple

Mieux vaut vérifier les points litigieux de cette réponse que la beauté du tableau. Chaque ligne doit garder le même degré de certitude que dans la discussion.

• Les fragments [01] et [07] décident du contenu de la mise à jour. Ils ne précisent pas qui réalisera tout le travail.
• La maquette reste la tâche d’Ira : elle a promis de l’envoyer. Mais jeudi ne peut plus être présenté comme délai confirmé après [06]. La ligne doit poser une question de date et renvoyer aux deux répliques.
• Lev doit vérifier la mise en page mobile. « Quand je recevrai la maquette » est une dépendance à un autre travail, pas une échéance calendaire. Les notes ne donnent pas de date de vérification.
• Aucun responsable n’a été désigné pour le tableau des tailles [04]. Il faut demander qui le prépare et pour quelle date ; on ne peut pas attribuer automatiquement ce travail à Ira parce qu’elle réalise la maquette.
• La réduction de [05] reste une proposition sans décision prise. Rien ne permet de créer pour Oleg une tâche « lancer la réduction ».

Vérifier dans les deux sens

Pars d’abord de la réponse pour revenir aux notes. Pour chaque tâche, retrouve la citation indiquée et vérifie qu’elle existe. Contrôle ensuite séparément l’action, le nom et l’échéance. Une citation peut confirmer le travail sur la maquette, sans confirmer la date qui figure à côté dans le tableau.

Ouvre maintenant les notes et procède dans l’autre sens : toutes les promesses explicites et les décisions figurent-elles dans la réponse ? Cette vérification repère les omissions. Relis séparément les négations, les conditions et les dernières précisions. Elles sont souvent plus courtes que la discussion principale, mais déterminent si une tâche peut être lancée.

Si tu trouves une erreur, nomme la ligne précise. « Vérifie mieux » n’explique pas le défaut. Renvoie plutôt au modèle les fragments dont le lien a été perdu.

La ligne de la maquette indique jeudi comme délai convenu. Compare [02] et [06]. Corrige uniquement cette ligne : conserve la promesse d’Ira de préparer la maquette, marque le délai non confirmé et ajoute une question de précision. N’attribue pas de nouvelle date. Vérifie ensuite si les autres délais présentent la même substitution.

Transférer dans l’outil de suivi après avoir clarifié les points manquants

Envoie de courtes questions aux participants : « Ira, quelle échéance retenons-nous pour la maquette ? », « Qui prend en charge le tableau des tailles ? », « Lev, quel délai de vérification est possible après réception de la maquette ? ». Ne pose pas la question comme si la réponse était déjà convenue : « Confirme jeudi » pousse vers la version précédente, qu’Ira vient justement de retirer.

Ajoute les réponses aux notes sources dans un bloc séparé. Demande de mettre à jour seulement les lignes concernées et de montrer les changements. Garde la réplique sur jeudi pour l’historique, sans la reprendre comme délai actuel.

Dans le suivi, un titre court associant action et objet est utile : « Vérifier la mise en page mobile de la fiche ». Reporte la dépendance à la maquette et le lien vers les notes dans la description. Si responsable ou délai ne sont pas convenus, laisse le champ vide ou utilise le statut d’attente habituel de l’équipe. Une date devinée ressemble à un engagement et se détache vite de la discussion.